Die Vorbereitung der Finanzbuchhaltung frisst Zeit, die Sie eigentlich für Ihr Geschäft brauchen.

Ihr bisheriger Berater möchte Rechnungen, Kassenbelege und Bankauszüge noch ausgedruckt und im Ordner.

Sie tauschen monatlich Buchhaltungsordner – in dieser Zeit haben Sie selbst keinen Zugriff auf wichtige Unterlagen.

Es kommt immer wieder zu Diskussionen, ob Belege eingereicht wurden, obwohl Sie sicher sind, alles geschickt zu haben.

Sie sind viel unterwegs und selten im Büro – Auswertungen und Belege liegen dann genau dort, wo Sie gerade nicht sind.

Der gesamte Buchhaltungsprozess wirkt langsam, schwerfällig und wenig transparent.

Prozessanalyse zu Beginn
Bei Mandatsbeginn nehmen wir Ihren bisherigen Buchhaltungsprozess genau auf und zeigen Ihnen, was Sie konkret ändern können.
Unser Ziel: spürbare Entlastung innerhalb von drei Monaten bei der Vorbereitung der Buchhaltung.

Schnittstellen statt Zettelwirtschaft
Nutzen Sie eine eigene Rechnungs- oder Warenwirtschaftssoftware?
In der Regel binden wir diese direkt an unsere Buchhaltungssoftware an. Nach Einrichtung der Schnittstellen werden Ihre Ausgangsrechnungen automatisiert übergeben – eine manuelle Zusammenstellung entfällt.

Bankdaten automatisiert einlesen (RZ-Bankinfo)
Ihre Bankkonten werden in unserer Software eingerichtet. Nach einmaliger Freigabe bei Ihrer Hausbank erhalten wir Ihre Bankdaten automatisch. Kein Export, kein manueller Versand von Kontoauszügen.

Einbindung von Zahlungsdienstleistern (z.B. PayPal)
Zahlungsdienstleister können komfortabel angebunden werden – häufig genügt Ihre Händler-ID und eine E-Mail-Adresse.

Digitale Eingangsrechnungen zentral empfangen
Eingangsrechnungen landen idealerweise an einer zentralen E-Mailadresse, von der sie automatisch in Ihren digitalen Rechnungseingang (DATEV Unternehmen Online) weitergeleitet werden. Wir haben direkt Zugriff, können buchen und Sie behalten den Überblick.

E-Rechnungen heute einführen, statt morgen hinterherzulaufen
Sie sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und deren technische Korrektheit prüfen zu können. Wir empfehlen die Umstellung auf die DATEV E-Rechnungsplattform:

• komfortabler Empfang und Prüfung von E-Rechnungen
• automatische Übergabe in Ihren digitalen Buchhaltungsordner (DATEV Unternehmen Online)
• frühzeitige Vorbereitung auf künftige Verpflichtungen (PEPPOL, TRAFFIQX, voraussichtlich ab 2027 / 2028)

Der Einrichtungsaufwand ist überschaubar – Sie sind aber deutlich früher startklar als der Großteil des Marktes.

Anbindung von Kassensystemen
Bestehende Kassensysteme können – soweit technisch möglich – automatisiert angebunden werden, um Kassenberichte nicht mehr manuell aufbereiten zu müssen.

DATEV Unternehmen Online als Schaltzentrale
In DATEV Unternehmen Online

• laden Sie Eingangsrechnungen hoch bzw. erhalten diese automatisiert,
• können Sie Zahlungsaufträge für Lieferanten (fast ohne zusätzliche Eingabe) erstellen,
• durchsuchen Sie Ihre Belege per Volltextsuche,
• sehen Sie wichtige Kennzahlen jederzeit aktuell.

Transparente Auswertungen jederzeit abrufbar
Wir stellen Ihnen u. a. folgende Auswertungen digital bereit:

• Summen- und Saldenlisten
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Kontenblätter

Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen, bei Bedarf inkl. OSS-Meldungen im One-Stop-Shop-Verfahren.

Überwachung des Unternehmenserfolgs durch Analyse von Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn und Rentabilität.

Optimierung der Liquidität durch strukturierte Überwachung offener Posten.

Detaillierte Kostenrechnung zur Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen auf Kostenstellen – für Preiskalkulationen und Wirtschaftlichkeitsanalysen.

Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen, damit Ihre digitalen Prozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Neue Mitarbeiter müssen per handschriftlichem Formular erfasst werden, das Sie Ihrem Berater schicken.

Arbeitszeiten werden auf Papier gesammelt, unterschrieben, eingescannt und versendet.

Arbeitsverträge und Unterlagen müssen mehrfach nachgereicht werden, weil sie nicht vollständig oder nicht mehr auffindbar sind.

Gehaltsabrechnungen werden ausgedruckt, kuvertiert und verteilt.

Analyse Ihres bestehenden Prozesses
Wir schauen uns Ihren aktuellen Lohnprozess an und zeigen Ihnen konkrete Schritte, um ihn übersichtlicher, schneller und weniger fehleranfällig zu machen.

Anbindung an bestehende HR-Software (z.B. Personio, HRworks)
Haben Sie bereits ein HR-System im Einsatz, binden wir dieses – soweit möglich – an unsere Lohnsysteme an.
Typische Daten, die digital übermittelt werden:

• Mitarbeiterstammdaten
• gearbeitete Stunden
• Krankmeldungen, Abwesenheiten

DATEV Personal – alles rund ums Personal an einem Ort
Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Einführung von DATEV Personal:

• digitale Personalakte
• Verwaltung von Stammdaten und Personaldaten
• Übermittlung von Stammdaten neuer Mitarbeiter direkt an uns
• digitale Erfassung von Monatsdaten (Arbeitsstunden, Prämien, Tage, Kilometer etc.)
• Bereitstellung von Lohn-Auswertungen direkt im System

Alternative: Datenübermittlung über DATEV Unternehmen Online
Möchten Sie kein eigenes HR-System nutzen, können Sie uns die Monatsdaten auch über DATEV Unternehmen Online bereitstellen.

Digitale Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeitenden
Die Lohnabrechnungen stellen wir in einem geschützten Portal bereit, auf das nur der jeweilige Mitarbeiter Zugriff hat.
Das bedeutet für Sie:

• kein Ausdrucken und Verteilen der Abrechnungen mehr
• keine Nachfragen wegen „verlegter“ Lohnabrechnungen
• weniger Rückfragen an Sie und an uns

Ein Zugang für alles
Über das Portal greifen Sie auf DATEV Unternehmen Online und DATEV Personal zu – Ihre Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung sind damit in einem Systemumfeld gebündelt.

Zentrale Kommunikation
Rückfragen zu Belegen, Nachforderungen von Unterlagen oder Abstimmungen zu einzelnen Vorgängen laufen gebündelt über das Portal.
Sie sehen genau,

• welche Fragen noch offen sind,
• welche Aufgaben anstehen (z.B. Übermittlung der Lohn-Monatsdaten),
• was bereits erledigt ist.

Aufgaben & Erinnerungen
Wiederkehrende Aufgaben werden als Tasks im Portal angelegt. Sie können diese bearbeiten, Unterlagen hochladen und mit einem Klick auf „erledigt“ setzen. So behalten Sie und wir den Überblick.

Digitale Prozesse mit klarer Struktur, statt „wir machen das jetzt auch online“.

Jüngere, moderne Unternehmen fühlen sich bei uns wohl, weil die Zusammenarbeit zu ihrem Arbeitsalltag passt – mobil, transparent und effizient.

Gleichzeitig achten wir auf Seriosität, Compliance und Rechtssicherheit in allen Abläufen.